Nieuwe ledenadministrateur

Op 16 januari bezocht ik Astrid de Snoo, onze nieuwe kracht achter de ledenadministratie. Zij praat mij tijdens de koffie bij.

Wie waren voorheen verantwoordelijk voor de ledenadministratie?

Jarenlang verzorgden Bert Heere (voor wijkgemeente Hervormd Kralingen Oost) en Hans Buitelaar (voor de Gereformeerde kerk) de ledenadministratie. Beiden zijn zij daar eind 2023, begin 2024 mee gestopt. Zij werkten samen met Marina Mekking, de medewerkster van het Kerkelijk Bureau en van begraafplaats Oud-Kralingen. Marina ging eind 2023 met pensioen. Leonard en Henny de Vos-Koerselman namen tijdelijk de taken van Hans en Bert over en ook een deel van de kerkelijke taken van Marina, waaronder haar aandeel in de ledenadministratie. En nu ben ik gevraagd om de ledenadministratie voor de wijkgemeente Protestants Kralingen te gaan doen. Voor de Hervormde wijkgemeente (het vroegere Kralingen West), doet Adriana van Dijk de ledenadministratie.

Hoe kwam men dan eigenlijk bij jou, Astrid?

“Tja, dat was best bijzonder, want sommige mensen waren al in de veronderstelling dat ik die taken ging overnemen. Weliswaar stond ik daar voor open en niet veel later volgde er dan ook een oriënterend gesprek. Toch wilde ik daar wel even over nadenken en weten hoeveel werk dit met zich meebrengt. Ging toen eerst met vakantie, maar bij terugkomst heb ik aangegeven akkoord te gaan en werd ik de nieuwe ledenadministrateur, met Leonard op de achtergrond. Hij is verantwoordelijk voor de koppeling met het landelijke deel, terwijl ik de administratie verwerk in het gemeentelijke.”

Wat was jouw motivatie om deze functie te gaan uitoefenen?

“Ach weet je, ik ben zoveel jaren actief geweest binnen de kerk. Draaide mee in het oppasrooster van de Oosterkapel, was voorzitter van het toenmalige Kerkkoor, bezocht jarigen met het ‘Verjaardagsbusje.’ Dat was in de vorm van een bedje en de jarige doneerde dan voor het Diaconessenhuis. Ook tijdens en voorafgaand aan het Jubileum 175 jaar Hoflaankerk heb ik veel werk verricht. Dat gaf allemaal voldoening. Een aantal jaren later belandden we natuurlijk in de coronacrisis en waren er andere prioriteiten, maar nu sta ik weer open voor nieuwe taken.”

Kun je iets vertellen over de inhoudelijke taken?

“Allereerst is het een vertrouwelijke functie, want je gaat met persoonsgegevens om. Verhuizen, nieuw binnengekomen, overlijden etc. De gegevens gaan naar de contactpersoon en de predikant, zodat zij deze gemeenteleden desgewenst kunnen bezoeken. Natuurlijk is de ledenadministratie een vast systeem, maar je kunt per categorie  bijna ongelimiteerd selecties maken. Bijvoorbeeld alle 21-jarigen? Naar wie moet er een kerstkaart? of breng bepaalde speciale dagen in beeld. Verder hebben we ook te maken met ‘voorkeursleden’. Vanwege de nieuwe (wijk)scheidslijn, die enkele jaren geleden is gemaakt, zouden sommige gemeenteleden nu officieel onder de Alexanderkerk vallen, terwijl men al tientallen jaren in de Hoflaankerk kerkt. Genoeg te doen dus. Al met al is het een nieuwe uitdaging, die ik met veel enthousiasme ga uitoefenen.”

Tot slot bedank ik Astrid voor dit gesprek en wens haar veel succes in haar nieuwe functie. Zondag 26 januari zal zij tijdens de Bevestigingsdienst officieel worden voorgesteld.

Dorothea van Santen-Kloosterman

Afscheid van onze administrateurs

Afgelopen zondag waren er niet één maar twee bossen bloemen om uit te delen en wel aan Bert Heere en Hans Buitelaar. Beide heren werden bedankt voor hun vele jaren werk als administrateur van de ledenadministratie van onze gemeente.

Bert Heere werd ooit gevraagd om in te vallen voor dhr. Hannewijk als scriba in de kerkenraad met gelijk het bijhouden van de ledenadministratie (voor de Hervormden) als extra. Na drie jaar heeft Bert het scribaat beëindigd en bleven de werkzaamheden van de ledenadministratie over en die heeft Bert vanaf 1998 tot nu toe trouw en accuraat gedaan.

Hans Buitelaar nam het stokje in 2012 over van George Ockeloen voor de Gereformeerden. George hield alles handmatig bij met kaartenbakken en adressenlijsten, maar de tijd ging door en het systeem werd geautomatiseerd en daar was Hans weer goed in! Ook hij begreep heel goed dat juist voor deze taak punctualiteit en precisie voorwaarden zijn. En zo was ook hij trouw aan zijn taak, waar velen geen weet van hebben hoe belangrijk een goede ledenadministratie is. Dit blijkt o.a. uit de actie Kerkbalans waarvoor alle leden een brief krijgen op basis van adressen uit de ledenadministratie.

Beiden werden wel eens boos over verkeerd of te laat doorgeven van geboortes, huwelijken, verhuizingen of overlijdens. Naast het administratiesysteem SMRA, later SCIPIO, o.a. beheerd door Marina Mekking (onlangs met pensioen) was het ook fijn als de pastoraal ouderlingen, medewerkers en predikanten de ogen en oren van de wijk waren.  Maar dat ging wel eens mis. Bert heeft wel eens iemand dood verklaard die, weliswaar opgenomen, nog onder de levenden was. Hans vertelde de anekdote, dat hij soms ook vragen kreeg van oud-leden over hun doop in bijvoorbeeld de Avenuekerk in de jaren 50. Hij moest daarvoor het GK-archief op de zolder van Pro Rege raadplegen. Dat was een stoffige expeditie: je moest er een steil trapje voor op! Dat zou hij nu nooit meer doen!

Vanwege het feit dat Marina weg was, de kerkelijke gemeenschap gefuseerd én lichamelijke ongemakken én het bereiken van een respectabele leeftijd (Bert is zondag 80 geworden!), besloten beide heren recent dat het genoeg was!

Voorlopig nemen Leonard en Henny de Vos het e.e.a. over, maar ik begreep dat de kerkrentmeesters binnenkort vergaderen en daar een definitief besluit over nemen.

We danken Bert en Hans voor hun trouwe inzet en wensen hen nog goede en zo gezond mogelijke jaren toe met hun partners Loes en Andrien.

Hennie van der Linden